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采購會議紀要格式要求篇一

二、會議地點: xx項目會議室

三、會議內容：xx5月20日開業前物質采購協調會

四、與會單位和人員：(詳見本次會議簽到表)

五、會議主持：

六、紀要整理:

會議內容：

5月25日酒店開業在即，為確保材料、物資供應能滿足酒店開業要求，并解決酒店物質采購及各專業單位在施工過程中產生的關于甲指甲供材料采購及三方合同方面的問題，項目部邀請采購部、酒店籌建辦、裝修設計院、綠化部、集團家居中心、物業管理公司及相關施工單位召開本次酒店開業前物質采購協調會議。

一、本次協調會議對采購流程做了深入的討論，以下為會議明確的流程：

1.室內家私、飾品、臺燈：裝修設計院下單(抄送項目部)→采購部采購→設計指導廠家布置

2.酒店客戶消耗品、辦公設備、廣告、銘牌等：酒店籌建辦下單→采購部采購→廠家安裝。

3.蒸氣鍋爐、餐具、小五金：酒店籌建辦下單→采購部采購→廠家安裝。

4.室內園林綠化類：綠化部下單→采購部采購→綠化部現場布置。

5.室外園林構件類：綠化部提供清單→項目部下單→采購部采購→廠家現場安裝。

6.機電設備、吊燈、壁燈：機電下單→采購部采購→機電安裝。

7.營銷方面需要的物品由營銷部門直接下單給采購部。

8.物業是單獨的系統，需要的物品直接由物業下單給采購。

二、采購部明確了各類物資下單時間、到貨時間相關要求。

由于集團采購部采購量大，針對酒店5月20日開業的物資采購，采購部制定了物質下單到貨時間表，各部門應根據物資所需的生產周期提前一定的時間下單，并提前書面通知到場時間，以便采購部安排物流配送。

附：《酒店物品下單到貨時間表》

三、各部門、施工單位提出的問題

1.機電：空調、水泵、配電箱、潔具、燈具、開關面板、筒燈、射燈采購單已經發到了采購部，希望采購部要求廠家及時生產，多催促廠家的生產進度及到貨時間。

2.設計院：由于浴缸在陽臺位置布置不適合，決定將客房陽臺浴缸取消，陽臺地面燈具取消，相關內容的采購應停止。明天會發設計修改聯系單。

3.項目部：酒店spa、酒廊、ktv、按摩間、特色餐廳、小型商鋪未招商、未定裝飾方案、未制定開放時間表，請酒店籌建辦結合酒店開業的整體效果制定時間表，開展相關的招商、裝飾、開放工作。

酒店籌建辦：最遲2月8日會回復項目部

4.項目部：酒店開業倒記時廣告牌及游艇碼頭方案請營銷中心盡快跟蹤落實施方案，酒店開業前的宣傳、活動等所需的物資采購及場地布置應和采購部、酒店籌建辦溝通協調好。

營銷中心：方案還未最終，方案確定后會第一時間通報項目部。

四、作物質采購協調會總結及提示

x酒店5月20日開業對于公司及整個項目銷售都至關重要，在年會上總裁均要求惠東鳳凰酒店必須按時開業。公司相關的各部門及參建單位必須認識到xx酒店的重要性及緊迫性，酒店5月20日開業這是必須完成的任務!

酒店的準時開業對于物資到位要求很高，各部門必須認真梳理絕對不能漏項，并需提前和采購部聯系，特別對于大批量采購需要了解廠家的生產能力是否滿足要求，對于大型設備采購需要考慮到安裝調試時間，是否需要提前安裝管道、設備基礎等。倉庫管理需針對酒店物質大批、集中到場的特點安排好人員及存放場地，做好收、發、登記、存放工作。

以上內容如各單位收文24小時內如未提出異議將視為同意本會議紀要。

采購會議紀要格式要求篇二

時 間：xx年x月x日下午三點半

地 點：市公司前二樓小會議室

主 持 人：zzz

參會人員：市公司紀檢辦 zzz

市公司財務部 zzz

市公司審計部 zzz

市公司企管部 zzz

市公司基建部 zzz

市公司總經辦 zzz

zz市思行合一商貿有限公司 zzz

zz市多元計算機有限公司 zzz

zz市銳彬偉業商貿有限公司 zzz

會議內容：市公司電腦、打印機等辦公設備集中采購招標會議

根據市公司總經理辦公室《物資設備采購招標申請表》，馬經理和周經理作了批示：“同意，按招標有關規定辦理”。依據《中華人民共和國招投標法》、集團公司及市公司招投標的有關規定，市公司基建部組織對該項目進行了招標，會議內容如下：

1、由三家投標單位分別介紹了自己單位的資質及主要

業績，在會人員查看其相關資質證件。

zz市多元計算機有限公司，注冊資本：人民幣五十萬元整，一般經營項目：計算機軟硬件產品、建材、礦山機電、通信產品、辦公自動化設備經銷、維修;安防工程設計、施工(三級);曾經多次參與“市、縣、區”政府采購中心招投標活動;

zz市思行合一商貿有限公司，注冊資本：人民幣一百萬元整，一般經營項目：電子產品、文體用品及器材、辦公耗材、計算機及辦公設備、五金交電、建材、家俱、針紡織品、日用百貨銷售;計算機、辦公設備維修;計算機軟件開發及銷售;

zz市銳彬偉業商貿有限公司，注冊資本：人民幣三十萬元整，一般經營項目：計算機及周邊設備銷售及維修、辦公設備銷售及維修;辦公耗材、日用百貨、文化體育用品、機電產品、五金交電、建材、服裝、鞋帽銷售;通訊數碼產品銷售及維修;軟件開發及銷售;局域網建設。

2、三家單位投標金額分別為：

zz市思行合一商貿有限公司 178800元

zz市多元計算機有限公司 159070元

zz市銳彬偉業商貿有限公司 174500元

經過三家的唱標，對其價格、所含配件、售后服務及耗材進行比較，經過議定，決定晉城市多元計算機有限公司為此次采購的供應商。

3、總經辦申報的預算金額為193400元，通過集中采購，對3家投標單位進行綜合比較，議定中標價格為159070元，比預定價格低了34330元。采購明細詳見附表。

4、隨后針對辦公設備售后服務和耗材進行比較，在會議上決定由總經辦自行選定日后耗材維護單位。

5、會議上議定的供貨期為一周，供貨合同、售后服務具體內容、質量保證等由總經辦和供貨商具體簽訂。

6、貨到安裝調試后，由總經辦組織企管部計算機中心的專業人員和設備具體使用人員進行驗收，簽字驗收合格后依據合同，支付款項。

參會人員簽字：

采購會議紀要格式要求篇三

時間：20xx年x月x日9：30至17：30(會期一天)

地點：山大路老轉村大酒店

主持人：牛虎兵(山東老轉村酒店集團董事長)

出席者：

胡清(海景花園大酒店采購部經理)、陳述清(海情大酒店副總經理)、賈在華(新聞大廈采購部經理)、胡金榮(中豪大酒店總經理助理)、李亞妮(中豪采購部經理)、牛虎兵(老轉村酒店集團董事長)、徐吉祥(老轉村酒店集團采購部經理)、任興本(舜和酒店集團董事長)、李薇(舜和酒店集團財務總監)王玉巖(舜和酒店集團采購部經理)、杜振新(舜和酒店集團采購部副經理)、刁晉云(舜和酒店集團采購部副經理)、陳法波(舜和酒店集團信息部經理)、黃立勇(天天海鮮大酒店總經理)、鄭波(天天海鮮大酒店采購部經理) 記錄：

張東花、蔣威、鄧海洋

討論議題：

1、山東老轉村集團有限公司牛虎兵董事長介紹成立酒店采購聯盟的背景、意義和發展設想。

2、討論酒店采購聯盟章程并進行修改，選舉酒店采購聯盟理事長、采購技術總監，設立秘書處 ，推舉秘書長、副秘書長及工作人員。

3、討論填寫首批集中采購明細表的規范。

4、討論酒店采購聯盟招投標辦法，程序。

5、討論首批集中采購供需洽談會的時間、地點、議程和前期準備工作。

6、討論酒店采購問題，交流采購管理經驗。

7、山東舜和酒店集團任興本董事長代表采購聯盟發起單位做結束陳詞。

牛虎兵董事長就目前酒店采購中的問題，對成立發展聯盟的原因做出了三點分析：

一、當前采購活動存在的問題。

二、采購聯盟成立的緣由。

三、建立采購聯盟的重大意義。

討論發言(按發言順序記錄)

牛虎兵(山東老轉村酒店集團有限公司董事長)：

成立酒店采購聯盟的原因主要是三點，第一點，當前酒店采購中存在了許多問題：

1、采購的職業化、專業化缺位，隨意性、臨時性和短期化加劇。在當前的酒店采購中，采購的職業化、專業化程度低，影響了采購的質量，一個專業的采購員是相當于半個廚師的，而在日常酒店采購中，并沒有做到采購的職業化、專業化，不間斷的更換采購員也并沒有起到應有的效果，我們要把采購看作是一門專業、職業和事業來做，這是一個發展的方向。

2、采購政出多門，多方干擾，干涉了采購權。有些酒店的領導、廚房的總廚把控采購權，影響了采購的決定權、支配權，供應商為了取得供應權就需要攻堅影響了采購的決定，造成了令出多端，控制權的分散，使得采購價格及質量的換亂，難以掌控。

3、對供應商的管理不夠嚴格規范，致使品質、價格失真。目前的供應商的整體素質低，魚龍混雜，稂莠不齊，甚至有些不正當人員從事供應工作，這就造成了調整供應商的困難，對其調整阻力極大，甚至引起爭端，這就造成了當前供應商的規范化層次較低，供應的服務質量，產品品質難以滿足酒店發展的需要。

4、采購監控成本高，效果差，造成重大違法違規事件。酒店中對采購的監控體系還十分的脆弱，某些采購人員收取灰色收入，使得采購的物品品質、價格失真，當前采用人盯人的監控制度只會加劇人力成本，我們要依靠制度對采購流程進行監控。

5、采購規模化程度低，“小、零、散”問題加劇。酒店采購相對于大規模采購來說，規格小、數量少、品種多 ，這就造成了采購規模上不去，管理成本大幅度上升。

6、產生問題的根源：采購活動落后于傳統服務業的現代化理念。現代化的服務理念可分為6點：

(1)以價值鏈(價值化)為核心的供應鏈系統的發展。

作為傳統服務業之一的酒店行業并沒有按照現代化服務理念去運作。舉例來說，像沃爾瑪它做的是全球的超市零售業務，但是利用全球的供應鏈系統，就可以將全球的超市供應商連接起來，形成一條有效的供應鏈系統，保證其超市運營的快速有效;像國美，你可以看見的是經營電器零售業務，實際上背后運作的是現金流的經營杠桿;像重慶的陶然居，建立生態酒店模式，將農業、農村、農民結合起來，開展農副產品加工，開發食品加工基地，走出了新農村酒店模式的道路。

就目前而言，我們的采購理念并沒有認識到供應鏈的真正價值，當供應鏈達到一定規模時，才會顯示出真正巨大的效益，供應鏈鏈條中的價值才能顯現出來。

(2)信息技術的應用。

信息技術在流通領域，尤其是物流方面起著至關重要的作用。信息流對物流的支撐，而信息技術又支持著信息流的傳遞，對整個物流供應鏈來言，真正能看到得是源頭的現代信息技術，和下游的現代物流業。當前社會，越來越多的行業懂得利用現代信息技術整合企業整個系統，真正做到了信息化，大大的提高了效率。

(3)傳統服務業強大的現金杠桿理念。

在傳統服務業當中，利用現代化理念，發揮現金杠桿的巨大作用。像沃爾瑪正是利用了供應商的大量資金，從而推動了沃爾瑪全球零售業的快速發展;電器零售巨頭國美，利用供應商強大的現金流進行房地產開發，進行大宗商品的交易用小小的現金杠桿帶了巨大的經濟效益。延伸到我們采購當中來，我們是否也能利用現金流的金融杠桿作用獲得利益，這都是可以思考的問題。

(4)食品安全綠色環保理念。

在日常的生活當中，可能有60%以上的食品具有不安全因素，速度經濟帶來的負面影響，使得食品安全問題日益突出。以調料為例，調料的工業化生產，使得調料的使用率大幅度提高，高級的調料，帶來了口味的變化，甚至于許多廚師已經到了不放調料，不會烹制的地步。其實，真正的味道恰恰是原料本身融合在一起形成的，才叫做原汁原味。因此，隨著人們生活水平的提高，要求也日益提高，而我們的采購卻無法滿足要求。

(5)企業聯合聯盟的問題。

國外的連鎖加盟模式是多種多樣的，它們都有著共同的利益點，形成了利益的共同體。現階段中國的行業協會并沒有發揮出應有的作用，行會無法突出圈子，視野不夠開闊，觀念理念落后，制約著聯盟的發展。

(6)采購是由供應鏈影響下的產業鏈規模決定的。

我們看供應鏈體系，常常只看到供應鏈的下游，看到最后的結果，應該注意到供應鏈上游的延伸，發現新的利益增長點。舉例來說，千喜鶴集團成立初期是依靠糧油產品經營，通過一次偶然的機會成為了軍隊的飲食社會化保障企業，通過對供應鏈的延伸，又建立了豬肉屠宰與肉制品加工，最終形成了集餐飲服務、食品加工、屠宰與肉制品加工、糧油貿易、進出口貿易、商業連鎖、物流配送為一體的現代化企業，這就是產業鏈的延伸關系。千喜鶴集團董事長劉延云一句話讓我記憶深刻：“當我們做企業，員工為精神而戰時，足矣!”

第二點是采購聯盟成立的緣由。

以我們老轉村自身的經歷來說，在采購中也遇到許多的問題，我們開始尋求解決的辦法，決定采購專業化，沒有科學的體系、管理理論，再老實的人當采購員也會發生問題，要使采購員掙錢掙到明處。首先我們采取比價體系，和超市聯系，參考超市的價格，后來又與政府物價部門合作，最后找到了大型農貿市場，獲得一份市場價格，從而建立起市場比價體系，在比價范圍內，能夠知道市場降價的時間，去研究供應商，約束供應商，降低我們的采購成本。

后來發現比價“市場價”還能有很大的發展空間，接著又提出了“源頭價”的方法。即劃分采購的a類產品，采取“二八理論”：20%的原料決定了80%的價值。建立了源頭價檔案，通過對源頭價的比較、考核，推動了酒店毛利率的增長。通過對源頭價的研究，發現，如果采購規模上不去，對供應商的談判就很難展開，因此我們才提出建立酒店采購聯盟的理念，集中采購利用整體價格去談判，實現原料的品牌化，降低酒店的成本。

第三點是建立采購聯盟的重大意義

1、以規模化贏得價格優勢。

2、以品牌化贏得供應商質量、安全保障。可以在酒店聯盟采購中委托質量檢測，做到抽檢。

3、以統一管理，聯席決策，多方制衡，集體監督。

4、以集約化，科學化管理，降低采購費用。包括物流、倉儲、配送的共享，從而使采購費用、人員減少，工作任務的改變，可以創造新的價值。

5、以供應鏈服務體系理念，建立全方位大采購體系，全面優化企業內部管理，降低采購成本，提高質量。

6、經營、管理資源的共享。

(1)每個企業都有自己管理上的優勢、特長。通過采購聯盟，可以使經營項目集約化，做到產品研發、技術、人員的交流，實現資源的合理利用。進行研發的項目要跟著采購走，跟著供應鏈的發展不斷進步。

(2)對管理成果資源的共享。

(3)對信息技術的利用，建設信息系統，建立專門的采購交流平臺。

(4)對銷售渠道、供應商資源的共享。

(5)在物業管理方面，利用各自的優勢項目，在維護維修方面互助。

(6)在聯盟發展利益的問題上達成一致，做到利益的共享。

任興本(舜和酒店集團董事長)：

第一各方面，由于中餐原材料采購品種多，保管方式方法難，時效性大，不像是工業產品，國家可以進行監管，能夠有資質、生產許可證等證明，保證了質量。而中餐原材料相對來說，受監督難，缺乏產品標準和品牌性，產品具有復雜性。

中餐采購的多樣化，復雜性，就造成了“看著便宜用著貴”的現象。因此在確定影響菜品質量的問題上，要看到是在追求權力，是對一種支配權的追求。供應商為了取得供應權，再推薦新原材料時，甚至會將新材料的烹調方法都推薦給廚師長，這樣就大大促進了新菜品的推出。而把采購權支配權從廚師長的手中剝離，就會影響廚師長的積極性，采購員對新原材料并不會做出積極地反映，因此，只要酒店賣出菜品，就要考慮到廚師長的感受，要處理好采購權的集中與剝離的關系。

對于酒店集中采購的問題，提出兩個觀點：

1、先抓a類產品，即用量大，品牌化的產品。

2、目標定在源頭。

在建立酒店采購聯盟的問題上，要做到職業化、專業化，產業化。提出：

(1)建立聯盟內的信息平臺，方便溝通交流信息。

(2)采購聯盟中的采購原材料項目確定的數量不要太多，先做起來，使參與企業能夠嘗到甜頭，才能調動參與酒店的積極性。

(3)加盟的酒店，要分享自己的采購信息，公開化，能夠查詢，保證聯盟參與會員單位的利益，采購信息利用的價值目前要大于集中采購的價值。

(4)以后的酒店想申請加入聯盟，要進行考察，有資格、實力、保證聯盟利益。

(5)采購酒店聯盟要定期召開會議，地點可以輪流來定，要形成制度化，定期進行信息溝通。

(6)建立聯盟監管制度，制定聯盟標準，建立組織，對各酒店對聯盟貢獻做出評價。

第二個方面，供應商對象、品種對象和組織機構的問題。

對供應商的管理，要做到供應商的資料，檔案，價格齊全。從原材物料上分類，采用的是動態信息，即時更新。對供應商要做到提前預處理，收集供應商資質、證件等信息，比對采購樣品，貨比三家，并按照iso9000標準去考察，并且對供應商以前的服務單位作調查，保證供應質量。

在品種產生的方面，具有原則：

①各自酒店的年采供金額，年耗用量信息要做到準確及時。簽訂合同用量為x年全年的供應量，當使用量不足時，可在春季或秋季時進行合同的補訂。

②選擇易于進行源頭采購的原材料項目。

③選擇方便運輸、儲存的原材料項目。

④選擇集中采購項目時，要使酒店盡快見到效益，調動起會員單位積極性，使之與原來的采購成本做出對比，具有可比性。

第三方面，對于酒店采購聯盟的成立，要設計專門的稿紙、信封。

各采購聯盟會員單位就酒店采購的招標范本進行匯總。在招投標方面，中豪大酒店做的規范突出，由理事長帶領學習小組進行專門的學習，以保證招投標工作的順利完成。

對《酒店采購聯盟首批集中采購明細表》由各參與單位填寫清楚，每個成員單位提供30個品種，每品種填寫三個供應商，當實際不足三個供應商時，可據時填寫。明細表格在x年10月20日反饋至秘書處，由秘書處工作人員做出統計、匯總、處理，精選出20-25個品種，作為首次酒店采購聯盟集中采購品種。

首次酒店采購聯盟洽談會由山東舜和酒店集團組織，舉行聯盟成立儀式，邀請相關領導及新聞媒體朋友到會參與，擴大聯盟影響力。在采購洽談會上，宣讀酒店采購聯盟章程，具體工作內容，進行業務洽談工作。前期可以提前進行業務洽談，在會上就大宗采購品種進行談判，簽訂供需合同。成立談判小組，酒店聯盟采購洽談會暫定于x年11月20日舉行。

胡清(青島海景花園大酒店采購部經理)

以前對采購的管理工作認識不夠深，參加這次酒店采購聯盟會議有很大的收獲，回去后將情況匯報給董事長。這次也帶來了海景花園的采購原料品種，希望能夠降低酒店的采購成本。目前酒店采購中送貨的情況還比較多，肉類和蔬菜是一周一定價，市場定價，根據實際情況，多部門定價。進行周報價，半月報價，月報價以及年報價多種形式。原材料的規格、品質標準要求較高，都要由固定的標準，圖片文字的描述。因此，在這種情況下，對于聯盟采購的原料，要考慮這方面的問題。