工作學習中一定要善始善終，只有總結才標志工作階段性完成或者徹底的終止。通過總結對工作學習進行回顧和分析，從中找出經驗和教訓，引出規律性認識，以指導今后工作和實踐活動。那關于總結格式是怎樣的呢？而個人總結又該怎么寫呢？這里給大家分享一些最新的總結書范文，方便大家學習。

酒店行政管理工作總結酒店行政工作總結篇一

第一條酒店各部所使用的各類公章按本制度規定進行管理。

第二條總經理辦公室對所有公章均要登記造冊，由使用部門簽字領用。

第三條各部門公章應根據其種類，由部門經理、文員或指定專人保管、使用。各部門經理對本部門所用公章負責。

第四條因工作需要刻制新公章，由部門經理提出書面請示，報總經理批準后，總經理辦公室辦理有關手續刻制，并發文啟用。

第五條掌管公章的人員調動時，部門經理要負責公章移交。部門經理調動時，由總經理辦公室負責公章的監交。

第六條所用公章要妥善保管，按規定使用，確保使用安全。掌管人員要對公章負全部責任。

第七條不使用的公章，應交回總經理辦公室，登記注銷，由總經理辦公室按規定報廢處理。

第八條本制度自#年#月#日起執行。

第一條收到公文后，首先要進行登記。公文包括上級來文、下級請示件、同級呈送件。要逐件進行登記，內容包括問序號、收文日期、來文單位、文件標題、文號、密級、份數、領導批示、承辦情況、歸卷號。

第二條根據文件的性質、內容、密級、閱讀對象和具體要求，呈報總經理進行批閱。

第三條根據總經理批示，轉交有關人員辦理。

第四條需傳閱的文件要專設文件本，并附文件傳閱單，及時遞交有關人員進行傳閱。

第五條對于總經理批示要求及時辦理的事項，要進行檢查、督辦。要準確、真實、全面、及時地反饋公文辦理信息。

第六條對所需辦復的文件、信件，要做到件件有著落，事事有回音，凡電復或面復的要注明當事人、時間、情況和答復意見。

第七條閱辦后的文件要及時（或年終）收回歸檔。

第八條本制度自#年#月#日起執行。

第一條酒店各部門應本著節約的原則領取、使用辦公用品。

第二條各部室指定專人管理辦公用品。

第三條各部門于每月28日前將下月所需辦公用品計劃報辦公室。辦公室于每月6日前一次性將辦公用品發放至各部門。

第四條采購人員根據計劃采購、進貨，保證供應。

第五條辦公用品入庫和發放應及時記賬，做到賬物相符。

第六條任何人未經允許不得進入辦公用品庫房，不得挪用辦公用品及其他物資。庫房要做到類別清楚、碼放整齊。

第七條加強管理和消防工作，防止被盜、失火。

第八條本制度自#年#月#日起執行。

1 、酒店的保密工作是指對可能發生的泄密和竊取活動采取的`系列防范措施。

2、保密工作原則：積極防范，突出重點，嚴肅紀律。

3、全體員工應做到：嚴守秘密，不得以任何方式向酒店內外無關人員散布、泄漏公司機密或涉及公司機密。

4、文件和資料的保密：

（1）擬稿。文稿的擬定者應準確定出文稿的密級。

（2）印制。文件統一由行政管理部門印制。

（3）復印。復印秘密文件和資料，由部門經理批準。

（4）遞送。攜帶秘密文件外出，由兩人同行，并包裝密封。

（5）保管。秘密文件由行政管理部門統一保管，個人不得保存。如需借閱，由部門經理批準，并與當天收回。

（6）歸檔。沒有解密的文件和資料存檔時要在扉頁上注明原定密級，并按有關規定執行。

（7）銷毀。按檔案管理的有關規定執行。

5、保密內容按以下三級劃分：

（1）絕密級：

①酒店領導的電傳、傳真、書信；

②非公開的規章制度、計劃、報表及重要文件；

③酒店領導的個人情況；

④正在研究的經營計劃與具體方案。

（2）機密級：

①酒店電傳、傳真、合同；

②員工檔案；

③組織狀況，人員編制；

④人員任免（未審批）。

（3）秘密級：

酒店的經營數據、策劃方案及有損于酒店利益的其他事項。

6、細則：

（1）不得向其他員工窺探、過問非本人工作職責內的公司機密。

（2）嚴格遵守文件（包括傳真、計算機盤片）登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設施的文件柜內，計算機中的秘密文件必須設置口令，并將口令報告公司總經理。不準帶機密文件到與工作無關的場所。不得在公共場所談論秘密事項和交接秘密文件。

（3）嚴格遵守秘密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文件、資料、檔案，須經總經理批準。并按規定辦理借用登記手續。

（4）秘密文件、資料不準私自翻印、復印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復制時，應按有關規定經辦公室批準后辦理。復制件應按照文件、資料的密級規定管理。不得在公開發表的文章中引用秘密文件和資料。

（5）會議工作人員不得隨意傳播會議內容，特別是涉及人事、機構以及有爭議的問題。會議記錄（或錄音）要集中管理，未經辦公室批準不得外借。

（6）調職、離職時，必須將自己經管的秘密文件或其他東西，交至總經理，切不可隨意移交給其他人員。

（7）酒店員工離開辦公室時，必須將文件放入抽屜和文件柜中。

（8）對外披露信息，按酒店規定執行。

（9）酒店所有員工及管理人員要嚴格執行保密制度，發現失密、泄密現象，要及時報告，認真處理。對失密、泄密者，給予50—100元扣薪；視情節輕重，給予一定行政處分；造成酒店嚴重損失的，送有關機關處理。

酒店行政管理工作總結酒店行政工作總結篇二

行政管理制度是每一個公司都需要的，下面小編整理了酒店賓館行政管理制度，歡迎閱讀!

每周經理例會管理辦法

目的：加強每周經理例會，提高會議效率。

第一條.部門領導干部例會定于每周五舉行一次，由總經理主持，總經理助

理、各部門主管級人員參加。

第二條.會議主要內容為：

a. 總經理傳達集團公司有關文件以及酒店總經理辦公室會議的精神。

b. 各部門主管匯報一周工作情況，以及需提請總經理或其它部門協調解決的問題。

c. 由總經理對本周各部門的工作進行講評，提出下周工作的要點，并進行布置和安排。

d. 其它需要解決的問題。

第三條.例會參加者在會上要暢所欲言各持己見，允許持有不同觀點和保留

意見，但會上一旦形成決議，無論個人同意與否，都應認真貫徹執行。

第四條.嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決策未正式公布以前，不得

私自泄漏會議內容，影響決議實施。

第一條.部門例會每日上午8：00準時召開。

第二條.例會每日1-2次。

第三條.部門領班及組長有權根據工作需要加開臨時性例會布置重點會員接待工作。

第四條. 部門例會內容及程序

a.檢查考勤及在崗情況。

b.檢查儀容儀表及工作精神狀態。

情況;崗位責任制、服務程序、注意事項等。

d.總結前一日工作,提出問題并糾正,提出表揚和批評。

e.布置當日工作。

(1) 客情報告及分析。

(2) 人員分工和應急調整。

(3) 注意事項及工作重點。

f.朗誦企業理念。

1.各部門實行點名考勤，月底由部門主管將考勤表交到財務部，負責打考勤的人不得。

2.考勤表是財務部制定員工工資的重要依據。

1.遲到：凡超過上班時間5—30分鐘未到工作崗位者，視為遲到，將被扣罰5—30元。

2.早退：凡未向主管領導請假，提前5—30分鐘離開工作崗位者，視為早退，將被扣罰5—30元。

3.曠工：凡屬下列情形之一者均按曠工處理。

(1)遲到、早退、一次時間超過30分鐘或當日遲到、早退時間累計超過30分鐘者，按累計缺勤時間的2倍處理。超過2小時按曠工1天處理。

(2)未出具休假、事假證明者，按實際天數計算曠工。

休假未經批準，逾期不返回工作單位者按實際天數計算曠工。

(3)輪班、調班不服從安排，強行自由休假者，按實際天數計算曠工。

(4)請假未經批準，擅自離崗者，按實際天數計算曠工。

(5)不服從工作安排，調動未到崗者，按實際天數計算曠工。

(6)不請假離崗者，按實際天數計算。

(7)曠工采取3倍罰款辦法。

員工因事請假，應提前填寫

請假條

回家等)。

(2)請假2天以內由部門主管批準。

(3)請假3天(含3天)以上由部門主管簽字報總經理審批。

(4)管理人員請假需報請總經理批準。

1.按期發放類：稿紙本、筆類、記事本、膠水、曲別針、大頭針、訂書釘等。

2.按須計劃類：打印機碳粉、墨盒、文件夾、檔案袋、印臺、印臺油、訂書器、電池、計算器、復寫紙、軟盤、支票夾等。

3.集中管理使用類：辦公設備耗材。

根據各部門的申請，庫房結合辦公用品的使用情況，由保管員提出申購單，交主管會計審核，交總經理批準。

1.員工入職時每人發放圓珠筆1支，筆芯以舊換新。

2.每個部門每月發放1本原稿紙。

3.部門負責人每人半年發放1本記事本，員工3個月發放1本記事本。

4.膠水和訂書釘、曲別針、大頭針等按需領用，不得浪費。

5.辦公用打印紙、墨盒、碳粉等需節約使用，按需領用。

第一條.公司根據員工不同崗位,發給不同崗位的制服.

第二條.公司為因崗位所需的員工提供行李、餐具等生活用品。

第三條.凡在公司工作的員工均發給員工號牌和《員工手冊》。

第四條.員工每人須交納服裝、行李保證金500元，在工資中逐月扣除。

第五條.員工離職市時須填寫離職單，將所有個人領用物品交齊后方可離職。

第六條.員工離職時必須將服裝、床上用品等清洗干凈交回庫房。

第一條.員工必須在員工食堂就餐，嚴禁在宿舍、走廊，辦公室等地就餐，違反1次罰款20元。

第二條.食堂操作間，除食堂工作人員外，其他閑散人員不得隨意進入，違反1次罰款20元。

第三條.就餐要排隊打飯，不得擁擠、打鬧和大聲喧嘩，做到吃多少打多少，嚴防浪費。

第四條.員工就餐時，要注意保持室內衛生，不隨地吐痰，不準亂扔臟物，嚴禁在食堂內吸煙。

第五條.就餐員工要養成愛護公物的習慣，不準損壞餐具、餐桌和餐椅，損壞要按原價賠償。

第六條.如有倒飯現象一經發現罰款50元。

第一條.員工宿舍為員工休息場所，必須保持環境清潔。

第二條.員工實行輪流值日，對員工宿舍進行日常清理。

第三條.在員工宿舍不得大聲喧嘩，違者罰款20元。

第四條.不得在員工宿舍不得使用大功率電器，和電爐子。

第五條.嚴禁在宿舍內亂寫亂畫，亂釘釘子，違者罰款20元。

第七條.宿舍內不得私藏管制刀具，一經發現將給予罰款或開除。

第八條.男女員工不得混居一經發現，將開除處理。

第十條.不得損壞宿舍內備品，違者按價賠償。

第十一條.值日衛生清理不干凈，將處20元罰款。

第一條.員工淋浴時間為每周三，在康樂部淋浴室進行。

第二條.洗澡的具體時間根據營業的時間詳細通知。

第三條.員工洗澡時自帶浴品。

第四條.員工洗浴結束后共同將浴室衛生清理干凈。

第一條.對講機作為酒店辦公用通信工具,只限在工作場所使用.

第二條.對講機只允許在接待服務過程中使用,不能做為個人聯絡使用.

第三條.使用對講機時必須用耳機,且音量要降到最低.

第四條.對講機必須妥善保管,保證使用通暢.

第五條.在工作交接時,必須將對講機、耳機上交庫房。

第六條.如因個人原因造成對講機破損或丟失，由使用人按價賠償。

酒店行政管理工作總結酒店行政工作總結篇三

5、檔案資料一般不借出，只在行政辦閱讀;

6、酒店外人員借閱檔案，須請示總經理和管理公司方可進行;

8、酒店的檔案資料是真實歷史的記錄，是今后工作考查主要根據。應按年份排列保管，便于今后查閱。

酒店行政管理工作總結酒店行政工作總結篇四

1.定崗定編、合理配置人員，做到人盡其才。

2.科學安排班次，充分利用有限人力資源。

3.打破工種界線，組織交叉培訓，跨崗位跨部門調配人力。

4.加強崗位培訓，建立和運用激勵機制。

5.雇用季節工和鐘點工降低成本。

6.行政辦管理酒店不能流于形式，總經理要想辦法讓總監們敢提意見，肯提意見。總經理要聽得進反對意見，接納別人正確意見，用集體智慧，形成團隊管理酒店。

7.建議酒店總經理每周起碼與部門主管一起吃一次飯，互相溝通，互相了解，互相交流，以達到相互得益的目的。

8.建議總經理深入生意下降、營利不好的部門，調查研究，與部門經理一起制定扭虧為盈的計劃，并在實施中不斷總結，調整計劃，直到生意上升，營利好轉。

9.建議抓好后勤部門樹立為營業前線服務意識，要有全局觀念，急前線營業部門之所急，反對以本部門為理由或只顧本部門的利益卡前線營業部門，影響對客服務。

10.建議認真慣徹“酒店禮儀禮貌，以本部門主管為榜樣。”做到員工相遇，高層先向下屬打招呼。

11.建議要求部門主管對下屬除作風上嚴格要求，工作上積極支持，生活上還要經常關心，最好能1-2個月內搞一次集體活動，或請下屬外出食飯，培養自己核心力量和凝聚力。但反對搞山頭。

12.建議行政辦在酒店管理工作中，重視培養各部門“典型人物”、“先進分子”堅持正面引導，以鼓勵為主的方法，以典型帶動全體，收到整體提高目的。

13.酒店總經理每年12月份前要收齊部門明年工作計劃書，修改本酒店明年工作計劃書，上交一份管理公司存檔。

14.建議對酒店各部門之假期作嚴格控制，使用“以假補假”盡量少用“以資補假”方法處理員工假期。

15.建議嚴格控制高級管理人員星期六離店時間(下班后)和星期日晚上回店沒有特別情況不要星期一回店。

酒店行政管理工作總結酒店行政工作總結篇五

為使酒店各部門行文規范化，提高整體辦公效率，特做如下規定：

一、 呈文文字表述應準確、簡練、通順、標點正確。

二、 呈文專題專用，一文一事，內容明確。開門見山提出本部門對所請示問題的處理意見，請酒店領導酌定。

三、 呈文由本部門承辦人擬定，由本部門經理負責核稿。并在部門領導意見一欄，寫出部門的具體意見。態度要明朗，簡明扼要，最后簽名并注明時間。

四、 呈文格式包括：呈文文號、呈文題目、主管領導批示。呈文內容書寫要符合規范。文號不得重復;呈文題目簡明扼要，高度概括;主管領導名稱不得襲用“酒店領導”的簡稱;在主管領導名稱后，另起一行書寫請示報告的主要內容;末尾簽署呈文部門及時間。

五、 各部門負責人作為核稿人，不僅要對呈文內容審核，而且要審查呈文格式是否規范，對呈文負全面責任。

六、 各部門呈取文，需嚴格辦理收發文手續，寫明收發文時間、文稿內容、收發人姓名。若手續不全，總經理辦公室有權不負責遞送。

七、 各部門送來閱批的文件，總經理簽發后兩個工作日內發出。

八、 呈文程序：

在呈文本上登記

各部門呈文 行政辦 主管領導

在收文本上登記

不按上述公文傳遞程序越級呈文，行政辦將予以退回。

行文管理制度

一、 以酒店名義的行文，先由部門承辦人擬稿，經部門經理審閱后，送總經理辦公室核稿并請總經理簽發。

二、 繕印的文件均由擬稿人負責校對，重要文件(以酒店名義的行文)均由總經理辦公室校對。打字、校對人均在原稿上簽注姓名、日期。

三、 經修改后的稿件，如字跡潦草，涂改較多，模糊不清的，應由原擬稿人謄清后再打印。

收發文管理制度

一、 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。

二、 酒店的收文，由檔案秘書簽收登記，總經理的收文由酒店總經理簽收，屬酒店領導親收件，一律交收件人親自拆封。

三、 公文登記后，由行政辦公室根據總經理的指示，轉交各位領導傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由檔案秘書送交，并經登記、簽收后才可送交。

四、 閱讀文件應按規定范圍，秘密級以上文件須到行政辦公室閱讀。因工作需要借閱文件應辦理手續，用完后及時退還，秘密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。

五、 各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文，應件件落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。

六、 公文辦完后，應根據文書立卷、歸檔的有關規定及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷，當年文件應于第二年第一季度移交完成。

七、 各級管理人員調動時，應將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會議帶回的文件，應及時送行政辦公室登記保管。

八、 沒有存查必要的公文，經過鑒別和主管領導批準，由行政辦公室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不漏銷，秘密級以上文件，不準作廢品處理，一律集中按有關規定處理。

刻制印章是印章管理工作的一個重要環節。酒店需刻制新印章須報總經理批準;酒店各部門需刻制新印章，要寫出報告，并附上新印章的名稱、式樣和規格，報經行政辦公室批準，方可到當地公安部門申請刻制。新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查。啟用新印章，應選擇好時間，并提前向有關單位發出正式啟用印章的通知。

酒店的行政印章和總經理的私章，由總辦統一保管，并有專人專管;各部門的印章也要指定專人保管。未經領導批準，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用。

印章使用要做到：嚴格手續、認真審閱、詳細登記、蓋章正規。印章使用必須經批準，其權限可分級掌握。使用部門的印章，需經部門領導批準;使用酒店印章，須認真填寫用印申請表，并附有關材料，經主管店領導審批后，方可使用印章，并進行登記，店領導不在時，授權總辦主任核準。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請并附有關材料，經部門經理批準并報酒店領導審批。

由于機構變動或部門(單位)撤銷等原因而造成的印章停用，按規定進行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統一保管，同時辦好移交手續。屬于個人的印章應退給本人。經報請總經理批準后，按規定將停用印章存檔或銷毀。

一. 借閱檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閱登記手續，秘密級以上檔案文件必須經酒店領導批準方能借閱。

二. 案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立卷的文件及資料可借出。

三. 文件、資料借閱期限不得超過兩個星期，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。

四. 借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞，否則按違反《保密法》追究當事人的責任。

五. 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告領導。

六. 外單位借閱檔案，應持有單位

介紹信

七. 外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審核、簽章后才能帶出。

1.信箋介紹信：用這種信箋開介紹信，可以表達較為復雜內容。

2.存根介紹信：用這種介紹信主要是用于介紹某人到何處辦何事的一個憑證。這種介紹信的存根要歸檔，保存期五年。

3.證明信：以酒店行政的名義證明某人的身份、經歷或者有關事件的真實情況的專用書信。

酒店介紹信一般由人事部秘書負責保管和開具，開具介紹信要嚴格履行審批手續。重要事宜需由部門領導簽署意見后，報經主管店領導審批;一般事宜需由部門經理簽字，人事部經理審批，方可開具介紹信。嚴禁開出空白介紹信。

一、 酒店辦公用品(設備)由總經理辦公室統一購買及發放。

二、 各部門領用辦公用品(設備)需填寫“辦公用品領用單”，經部門經理簽字認可后，到人事行政部領取。

三、 人事部根據各部門領用情況，對無庫存的辦公用品(設備)進行申購，填制酒店申購單，列明品名、規格型號及數量，并向供應商詢價。經財務部經理審核、總經理批準后，方可購買。

( 暫 行 )

二、 各部門每日上午9時，將當日用車計劃填寫“用車申請單”，注明目的地、事由等，由部門經理簽字后，交總辦統一安排。臨時用車也應填寫“用車申請單”，由總辦視事情的緩急另行安排。申請單如無部門經理簽字，總辦有權不予做派車安排。特殊情況除外。

三、 總辦接到申請單后，開具“派車單”給相關駕駛員。駕駛員在接到“派車單”后方可出車。否則，視為私自出車，按曠工處理。

四、 駕駛員完成出車任務回到單位后，應立即將派車單填寫完整交回行政辦，以便備查。

五、 駕駛員在無出車任務時，應在休息室待命，不得私自外出。否則，視為曠工。

酒店檔案是酒店在經營管理活動中形成的，具有保存價值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料。

酒店檔案管理機構

各部門兼職檔案管理員

即對酒店在工作中具有存查價值、處理完畢的文件材料，系統、完整地歸入卷宗暫保管，以備隨時調用參考。

按照文件形成的自然規律，保持文件之間的歷史聯系，反映酒店工作活動特點和真實面貌，以利于加強酒店文件的保管和參考利用。

1.3.7 酒店財產、物資、檔案交接的憑證等;

1.3.10 重要投訴及其他信訪工作的材料等;

1.3.12 其他與酒店有關的重要書面材料或資料等。

2.1 各部門隨時收集辦理完畢的文件材料，按類別分別存放。第二年經檢查齊全后，整理歸檔。

2.2 各部門設兼職檔案管理員，負責本部門文書檔案的日常收集、管理、監督及檢查。

2.3 文字檔案的收集使用檔案袋或檔案夾。

2.4 電腦檔案分別于電腦硬盤和軟盤內保存，機密文件加設保護密碼。

3.1 按事宜分類：即按文件內容所涉及的具體事宜或工作進行分類。

3.2 按時間分類：即按文件形成的時間進行分類。

3.3 按收、發文單位分類。

3.4 按酒店部門設置分類。

各部門對本部門發出的文件(發文、會議紀要等)，采用部門代碼+文件類型+日期+序號進行編號：xxxxxxx。機密文件還應按密級標明“機密文件”、“絕密文件”。

酒店部門設置及代碼如下：(英文開頭字母)

行政辦 eo

財務部 fc

營業部 ms

人事部 hr

工程部 en

保安部 se

前廳部 fo

房務部 hk

餐飲部 fb

對已處理完畢的文件，按照文件類別及次序進行編號。

認真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。

每類文件可按文件形成時間順序、重要程度或工作程序等進行排序。系統排列后，應用阿拉伯數字統一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。

5.4案卷標題反映該類文件的自然聯系與共同特征，要求嚴謹，文字通順、扼要。

案卷目錄包括順序號、文件標題、文件編號和日期等。

案卷封皮的項目包括單位名稱、案卷標題、卷內文件材料張數、起止日期和保管期限等。

案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應當進行修補和復制;裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊;紙面過大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。

裝訂后的案卷，應按照年度進行排列，統一編號登記，填寫《歸檔案卷目錄》。

6. 檔案的保管

6.1 涉及經濟的檔案，如合同、協議書、

保證書

說明書

6.2 檔案室應做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

6.3 每年對檔案進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

6.4 對于已失去作用的檔案要進行銷毀。銷毀檔案要經過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送總經理審批后銷毀。

6.5 銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。

7. 檔案的借閱

7.1 借閱檔案，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱;機密級以上的檔案文件須經總經理批準方能借閱。

7.2 借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。

7.3 借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復印、復制、攝影、轉借或損壞。否則，按違反保密法追究當事人責任。

7.4 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告檔案管理負責人。

7.5 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱。但不能帶離檔案室。

7.6 外單位摘抄檔案材料，應經總經理同意;檔案管理負責人應對其摘抄的材料進行審查、簽章。

各辦公室操作手冊

1. 圖文傳真、電話和電子郵件的處理(商務中心)

1.1. 傳真操作

1.1.1. 打入的傳真/電子郵件

必須要記錄接收日期及時間、傳真機或電子

郵件地址，以便收件人直接簽收。

1.1.2. 因公務而發出的傳真/電子郵件：

1.預備消息內容。

2.校對訊息內容及資料，確保以最短時間發出準確的消息。

3.查明對方(接收者)姓名、職位、機構、地域(國家或城市)名稱、傳真機號碼或郵件地址。

4.待部門經理批閱簽字后，方可發出。

5.跟催有關消息發出后打印副本，作為存檔之用。

1.2. 電話操作

員工在電話里的良好談吐、得體應對是替酒店建立良好形象的重要一環。

1.2.1. 接聽外來電話

1.聽到電話鈴聲，立即接聽。說出部門名稱或你的名字，再加上禮貌的問候，例如“早晨好”、“您好”等。

2.表現友善及樂于幫忙的態度。

3.不可使用俚語，更不可粗言穢語。

4.通話內容均須保密不可外涉。

5.不要讓對方等候太久，必要時請他(她)留言以便回復。

6.應隨時預備筆及記事簿。

7.當你不在辦公室時，應通知總機或其他同事代為接聽。

8.要找尋資料而須對方等候，應通知對方所需的時間，讓對方決定繼續等候抑或稍后再聯絡。

轉回總機。

10.若談話中斷，應把聽筒放回，等待對方再來電。

11.若對方要找的人不在，應詢問對方：

a)可否轉到辦公室中其他同事處理;

b)記下對方姓名、電話、公司名稱，有待回復;

c)請對方稍后再來電。

12.確保上司不會被不必要的電話騷擾。

記錄留言的要點：

a)接聽日期及時間

b)被電訪的人是誰

c)對方的姓名、電話號碼(及內線)及公司名稱

d)留言(消息)內容

e)復述一遍有關資料，讓他(她)知道你已記下正確的消息

f)最后，把留言便條放在被訪者的桌上，使他(她)回來后能即時知道。

1.2.2.打出電話

1.認定電話號碼無誤。

2.接不通電話應稍后片刻再打。

3.對方接聽后，你應說出要找誰人或內線號碼。

4. 若屢次接不通，而你的電話機操作正常，應將接通工作交予下屬初級員工負責，以免浪費你寶貴時間。此外，可透過電話房查詢對方電話是否失靈。

5.在打出電話前，應記下通話內容要點，以免遺漏某一部分而要重打，對方也會欣賞你的工作效率。

6.談話中斷，應由你負責重打電話，繼續通話內容。

2. 辦公室文件處理

2.1.檔案系統、分類、取閱

檔案儲存的主要原因是保存文件整齊及在有需要時第一時間可找尋得到。

2.1.1.設立檔案系統必需合乎下列七大原則：

1.操作簡單、快捷

2.必須易于翻查

3.考慮文件的數量、大小及性質

4.只存放最新的資料

5.能配合日后擴充的需要

6.所占空間大小適中

7.防火及防盜(例如存放法律文件)

2.1.2.分類大致可分為：

1.按筆劃、字母來分類(優點：可作無限的擴充)。

2.按項目來分類，而項目的先后次序也用筆劃來區分。

(優點：同類型的事情集中一起，方便查閱)

3.按地區(國家、城市)來分類。

4.以編號(代碼)代替名稱存檔。

5.采用索引卡可快捷準確地找出資料，以找尋編號檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特別抽屜中。

2.1.3.順序存檔

適用于每個檔案之中，按日期先后存檔，把最新(最近期)的文件放在檔案的最前或最上面。

2.1.4.檔案儲放的形式

1.直立式

2.橫放式

3.圖表

4.盒裝

5.待處理文件

6.微型膠卷

2.1.5.取檔記錄卡

為省卻追尋被取出或外借檔案的時間，“取檔記錄卡”可協助索回檔案。

每次取出文件后，把該卡放入填補空位。卡有：借件人姓名、部門、借

出日期、答允歸還日期、借件人及經辦人簽署，方便日后追尋。取檔記

錄卡宜用鮮明顏色紙制成(例如紅色)，卡紙標題應高出其他檔案，令

人一目了然，容易跟催。

每次外借檔案均須獲得直屬上級同意才可辦理

2.1.6 跟催檔案

為確保按時處理任務，而且不會有所遺漏，這個檔案非常有效。檔案以

一年十二個月份來分隔，與及以三十一天來分隔。把將要做的工作寫成

字條，放在預定的“月份”或“日期”的小格中。只要我們每天查看這

檔案，便可作出當天應做的“跟催”工作。

2.1.7 存檔的一般守則

1.按檔案系統把文件分類、集中。

2.把文件放在正確的檔案內。

3.存檔時按日期的次序正確地排列，最近期的放在前。

4.為避免檔案堆積，應將過時的或現時不需要的文件與其他的分隔。考

慮將這些拔歸入“舊檔案”中或甚至將它毀滅。在已抽出舊資料的檔

案中記下那些文件所屬的舊檔編號、名稱或存放位置。“舊檔案”也

須按放妥當及分類，方便日后翻查。

5.不可隨意把檔案中的文件取去。若有必要，須把“取檔記錄卡”放在

取去文件的位置。甚至整個檔案亦須使用此卡。

6.如無足夠資料來建立新的檔案，應把這些文件集中在“雜項”檔案中。

7.找尋某些檔案名稱可能涉及多個途徑，應把有關資料分別記在不同的

索引卡上，加快翻查速度。

(即c，b，及j字)索引卡上。

8.每天存檔令你的檔案儲有最新的資料。

9.放置檔案或索引卡應遵守下列原則：

a)先排姓氏，再排名字。若同姓則以名字筆劃、字母排列。

應將此檔案放在“w”(white)檔中。

c) 若公司名稱包含多個人名，取其第一個。例如： “messers may，jones and jenkins”應放在“m” 檔中。

d)若公司名稱包含“the”字，可省去。例如：“the high pressure tools ltd”應放在“h”(high)檔中。

文件應在存檔前作分類，一個分類架(或分類盒)實在合用。它可以是按筆劃多寡(或英文字母先后)來分成多格，幫助應付大量文件存檔。

10. 酒店內部各部門間的溝通，其中一個主要方式為來往之備忘錄，所

有經行政部發出之信件，備忘錄應有一影印本存放于獨立的總檔案

內，此外，亦須影印一份存放于有關該事項或該部門的檔案內。

3. 處理郵遞文件

3.1.1外來的信件

處理外來信件需要系統并有效率，以求盡快送到收件人手中。

1. 把商業信件與“私人”信件及“機密”文件分開。

2. 用開信刀或開信機拆信，并確保文件完整。

3. 打開信件，如有附件，將它一并釘裝。

4. 在信件上蓋收件日期作為記錄。

5. 到掛號郵件，須在郵局的收據上蓋印、簽署。

6. 若信件連同支票、匯票或匯款，應把金額寫在信件的右上角及簽署，以便財務部進一步工作。

7. 把信件連同信封分發到各收件人。

8.“私人”及“機密”信件應原封送往收件人。

9. 收到資料不全的郵件，例如沒有注明部門，或只寫上人名及地址等，應向前廳部或人事部查詢。

1. 把文件傳閱各有關部門

2. 把正本交給須處理信件中重要事情的部門，再由他們負責傳給其他。

3. 影印該文件送交各部門

3.1.3 發出的信件

由秘書預備好發出的信件：

1. 交給其上司簽署。

2. 檢查附件是否已放在一起。(把信件副本留作存檔之用)

3. 核對信件與信封所寫的收件人是否無誤。

4. 摺起文件放入信封內并封口。

5. 由于酒店部門眾多，應在信封上當眼位置用鉛筆寫上部門名稱或代號，方便信差計算各部門郵費及日后退件處理。

6. 集中所有發出的郵件，交由商務中心統一寄出。

7. 計算信件重量，記錄郵費。

8. 將一般信件與掛號、特快、航空郵件、包裹等分開，并且填妥所需的表格或報關表等。

3.1.4 中央信箱

1. 設置在各辦公室職員容易到達的地方。

2. 信箱尺碼宜于可放置標準信件。

3. 每部門一格，設一格較大的來放置寄出的信件。

3.1.5內部信封

使用內部信封,可節省傳送內部文件的成本。

4. 復印文件

4.1 復印

復印操作的要點：

1. 尺碼合用的紙張，以免造成不必要的浪費。

2. 各部門自帶復印紙張。

3. 正確地擺放正本，使影印之副本(無論文件或圖形)合理工整。

4. 按需要可將文件縮印，節省儲存空間。

5. 操作完畢，切記帶走所有文件，尤其是正本。

6. 勿浪費不合用的副本，這些紙張之背面可作草稿。機密文件，應立刻銷毀。

5. 出外公干的安排

5.1 出外公干主要涉及公干人員的交通、住宿的安排。

1. 查詢預計出發、回程日期、目的地、公干人員正確姓名。

2. 查詢航班時間表及到達時間，以配合預計行程。

3. 把以上資料交給旅行社代辦，或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯系。

4. 若不能符合預計中的安排，應盡快知會公干人員并落實修改行程與否。

5. 當所有安排確實后，盡快安排付款及取票。

6. 準備明細行程表給公干人員備用。

5.2. 住宿安排

在訂房之前，應考慮酒店地點是否接近探訪的機構,交通方便,價格適中。

酒店訂房應提供的事項：

1. 入住公干人員的姓名

2. 入住及離店日期

3. 入住人數及房間數量(基本為雙人標準客房)

4. 到達及離開時使用的交通工具及詳細資料

5.若正值旅游旺季，應在訂房時確保房間的預定。

6. 說明公司名稱、地址、電話、傳真等，以便酒店參考及方便進一步聯絡。

5.3. 行程表

1. 行程表應方便隨身攜帶及翻閱。

2. 大城市通常有多個火車站(機場或碼頭)，盡可能安排在同一地方進出境。

3. 留意交通工具的時間表，隨時更新資料。

4. 留意各地時差，正確說明離境及到達目的地的當地時間。

5. 在公干期間，應花最短的時間在交通上。

5.4. 計劃海外公干

搜集目的地一般資料，例如面積、人口、主要城市、氣候、服飾、工作

時間等。入境方面則查詢有關護照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習慣等;酒店及餐廳;郵務、電話及電訊設施;經濟發展、進出口貿易條例、政府及工商機構、商務法則等。

1.公干費用：按已批準預算案向財務部申請公干費用，兌換目的地流通貨幣。

2.其它事項：

-預備當地的地圖或交通圖

-確認交通、酒店訂房、被訪者的約會詳情

-制作行程表，內容包括酒店、約會、會議日期、時間、地點、聯絡電話等。

-若其上司出外公干，出發前須集中一切行程中所需要的文件、文具交付。

6. 辦公室文儀器材

6.1.計算機

操作計算機須先練習指法。

1. 保持機器清潔，用干抹布擦試。

2. 清潔鼠標內壁。

3.將計算機移走時應先關掉電源，并以機背為重心。

4.切勿把計算機放近熱源。

5.切勿把計算機放進通道，容易被人碰倒。

6.計算機操作有偏差，可嘗試找出根源，作適當調正。若修正無效或理由不明，應停止使用及通知維修人員。

6.2.碎紙機

舊檔案或機密文件初稿不適合留存在辦公室內，應利用碎紙機第一時間把它們毀滅，將紙張放在機內切成條狀或碎屑。

6.3.訂裝機

為配合大型工商機構的需要，例如內部預算、計劃書，可能有數十頁紙之多，小型訂裝機便甚為全用。由于訂裝機款式形形種種，操作按個別種類而定。

7. 輔助記憶材料

為求部門運作過程中所有工作、資料不致遺漏，文職人員必須采取下列輔助工具作記錄及跟催。

7.1.日志

使用日志要點：

1.不確定之項目可用鉛筆記下，方便更改。待確定后可用原子筆、墨水筆記下。

2.在有關日期之欄內記下時間，會面者之姓名(及公司名)、地點及話題。

3.遇上西式社交場合，應記下酒會時間及有關衣著服飾提示之類。

4.每天約會須按時間先后(分上、下午)記下。

5.一天工作開始，應先看日志，預備其上司的約會、備好會議所需要的文件。

6.一天工作完畢，確定日志上每一事項都已辦理，沒有遺漏。

從日志談到安排約會應注意的事項：

1.記著其上司日常的工作，避免與會面重疊。

2.當其上司須外出會客，預留一些花在交通上的時間。

3.若來訪者約會在其上司參加會議之后，應先向前者解釋有可能延遲散會。除非其上司事先聲明或來訪者乃非常重要人物，否則不可騷擾會議的進行。

4.約會通常以電話聯絡，掛線后應補發信確認談話內容，將信件副本存檔，還須記錄在其上司的日志內。

5.記下來訪者的姓名、職衍、公司名稱、地址、電話，若更改約會可與他(她)聯系。

6.遇上社交場合須攜伴出席，確定其上司的伴侶(女伴)是否有空才作回復。

7.2.約會卡

其上司可能一整天在外會面及拜訪，不方便攜帶日志，這時便可替他預備一張約會卡。把當天約會卡連同有關文件放在他的桌上。

7.3.任務表

綜合所有工作的清單，內容包括：記錄日期、任務內容、預計完成日期、實際完成日期等各項。

7.4.年志

一頁年志提供年、月、日、星期，方便記下每天大計。便于全年事項一目了然，易于系統籌備。

8. 會議

會議是一個機構內不可缺乏的溝通方式。

8.1.議程

議程是有次序地列出會議中所要進行的項目。此外還有會議日期、星期、時間、地點。議程在會議前七至十四天發給出席者，令他們早作準備。每次會議日期在每一年度開始便已決定，并在上一次會議終結時重申。

議程由行政辦經理制作，內容除了包括上次會議仍未解決之項目外，行政辦經理應咨詢其上司其他新的事項。

會議主席議程

會議主席議程有別于一般議程，它包括會議中需要的額外資料，與及在議程中右方騰出空白部份，方便主席記下重點。

8.2.在會議前后總辦主任的工作：

會議以前

1.咨詢會議主席，預備議程并分發各與會者。

2.預備會議主席議程

3.預留會議場地(會議室、會客室或其他指定地點)

4.與會者若有任何動議或對議程中項目有重點意見，但因任何理由不能出席，應預早以書面列明有關事項，讓行政辦秘書轉交會議主席在會上提出。

5.集中各項用品：

1.文具、紙張

2.議程副本

3.上次會議記錄

4.有關議題的文件、檔案

5.出勤記錄

6.名牌

開會當天

1. 提早到達會場，帶備文具、文件、出勤記錄等。

2. 若有需要，在會場通道放置指示牌。

3. 安排座位，放上名牌。

4. 派發紙張。

5. 安排開水及水杯、煙灰碟放在方便地方。

6. 檢查出勤記錄，確定所有出席者都已簽署。

7. 讀出上一次會議記錄、缺席者通知書及其他信件。

8. 提供討論事項的文件。

9. 詳細記錄會議過程內容、動議者、和議者及投票結果。

8.3.會議結束

1. 確保所有文件已帶回辦公室。

2. 草擬會議記錄待會議主席批閱。

3. 將批閱后的記錄整理，并分發各出席者。

4. 預備議決后的跟催文件。

5. 把第4項及會議中使用的文件存檔。

6. 把下次會議日期記在日志中。

8.4會議記錄

會議記錄必須小心保存，每一項議決都是日后執行及參考的依據。它是一項永久的記錄，亦有其法律效力。

會議記錄包括跟催上次會議內容、是次會議事項、下次會議的日期、時間及休會時間各項。