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企業(yè)檔案管理制度細則 企業(yè)檔案管理制度及職責篇一

2、對統(tǒng)購物資供應商進行入庫推薦和資質初審，推薦企業(yè)信譽好、產品質量可靠的供應商；

3、根據(jù)永煤控股安排組織或參與對擬入庫統(tǒng)購物資供應商進行考察；

4、按照永煤控股要求做好在庫統(tǒng)購物資供應商的考評和日常監(jiān)督；

5、及時反饋統(tǒng)購物資供應商所供產品質量、售后服務等履約信息。

6、制定裕東公司供應商管理制度，經領導小組審定后監(jiān)督執(zhí)行；

7、建立健全裕東公司自購物資供應商信息庫，組織對擬入庫供應商進行準入審核，必要時參與考察；

8、收錄和維護裕東公司自購物資供應商信息，對在庫供應商進行動態(tài)管理；

9、牽頭組織對自購物資供應商進行定期評審，并實行優(yōu)勝劣汰；

10、組織調查裕東公司自購物資供應商的不良行為，提出處理意見和建議；

11、負責處理自購物資供應商的質疑和投訴。

企業(yè)檔案管理制度細則 企業(yè)檔案管理制度及職責篇二

公司供應商管理制度

（試行）

第一條為規(guī)范公司供應商管理，提高公司經營合理化水平，加強信息共享，降低供應成本，提高采購物資質量，增強供應安全系數(shù)及供應可靠性，特制定本制度。

第二條公司對物資供應商實行統(tǒng)一歸口、三級審核，統(tǒng)一建立公司物資供應商檔案庫，實行供應商準入制度、對合格供應商定期進行評價與考核、動態(tài)管理。

第三條供應商的準入采取各單位評審推薦、平臺審核備案、集團公司審定添加至供應鏈系統(tǒng)模式。

第四條原則上每類物資取得供貨資格的供應商不得少于三家（特殊物資除外）。

第五條公司生產管理部是物資采購的管理部門，負責統(tǒng)一管理公司及各單位生產類物資采購管理工作，供應商管理中主要履行以下主要職責：

（一）組織制定公司供應商管理制度；

（二）各單位供應商準入審核備案工作；

（三）織織制定各單位供應商管理的政策與機制，下達各單位執(zhí)行，監(jiān)管各單位供應商管理工作。

第六條各單位采購部門負責本單位范圍內的供應商管理工作，履行以下主要職責：

（一）組織建立供應商資質審查小組，落實供應商準入管理工作。

（二）組織建立供應商考核小組，落實供應商考核管理工作。

（三）依據(jù)平臺下達的供應商管理政策，參與供應商評審、推薦和考核工作。

第七條供應商準入必須具備以下基本條件：

（一）具有法人資格；

（二）具備國家和相關部門頒發(fā)的質量、安全、環(huán)保以及其它生產經營資格、許可證、質量認證等；

（三）具有良好的商業(yè)信譽，近三年經營活動中無違法記錄；

（四）具有完善的質量保證體系，近三年在國家、行業(yè)以及集團公司、地方政府質量監(jiān)督檢查中無不合格情況；

（五）集團公司或平臺要求具備的其它條件。

第八條供應商進入我公司除提供供應商的基本信息外，還要提供必要的資質資料，資質資料包括：

（一）營業(yè)執(zhí)照復本及復印件；

（二）稅務登記證副本及復印件；

（三）組織機構代碼證；

（四）法定代表人證書或委托代理證明及復印件；

（五）相關資質證明（生產許可證、檢驗報告等）或必要的文件；

（六）企業(yè)通過的is09001體系證明文件；

（七）要求提供相關年度財務報告及近三年業(yè)績報告；

（八）特殊行業(yè)的強制認證、強制檢定產品的生產許可證、經營許可證、專利產品證書；

（九）其它能證明該單位供應實力的資信文件。

第九條供應商準入審批程序

（一）采購管理部門在規(guī)定的時間內，根據(jù)要求填寫《供應商調查表》，同時要求供應商提供相應的資質資料，所有資料必須加蓋單位公章并保證真實有效。

（二）采購管理部門對供應商資質文件初審后，將供應商資料及初審結果遞交至各單位資質審查小組，由資質審查小組對其進行評選評定。

（三）評定合格的供應商進行送樣，由技術及質量監(jiān)督部門進行評定并提交驗收報告，驗收合格的供應商對送樣物資進行報價，采購部門負責比價、議價，原則上議價后物資價格不得高于同類物資采購價格。

（四）經綜合評分，合格的供應商由采購部門提交供應商開發(fā)報告，經主管領導審核，總經理審批后，報平臺審核備案，集團公司審定添加，錄入我公司合格供應商名錄并發(fā)放供應商準入證。

第十條供應商準入證實行有效期制，準入證有效期一年，每年12月份審驗一次，期滿后復審。復審合格的，換發(fā)新證；不合格的，準入證作廢并收回，取消準入資格。

第十一條供應商發(fā)生更名時，其準入資格自動取消，從供應商名錄中予以刪除，供應商需重新按照準入流程申辦供應商準入證；

第十二條各企業(yè)考評小組每季度對合格供應商進行一次考評，當供應商所供物資發(fā)生重大質量事故時，隨時對供應商進行評價及考核，確保供應商供貨質量的穩(wěn)定性及持續(xù)的降低采購成本，評價小組根據(jù)供應商的實際行為按照公平、公正、公開的原則，對供應商進行客觀的評價。

第十三條供應商評價標準（產品質量：40分，價格：30分，交貨期：20分，售后服務：10分）

（一）產品質量：質量是采購考核評價供應商的最重要的因素，供應商在供應產品的過程中，采購人員、庫管員、技術人員及生產使用部門人員應積極配合對供應商所供應的產品進行質量監(jiān)督和檢驗。物資驗收時每發(fā)生一項質量不合格的，扣2分，該項物資第二次驗收不合格的，扣10分，物資安裝后發(fā)生一般質量問題的，扣10分，嚴重影響公司安全生產的，本項不得分。

（二）價格：產品價格是考核評價供應商的重要指標參數(shù)，各企業(yè)根據(jù)所屬物資情況，參考市場價格，對主要物資建立物-4-

資價格信息庫，供應商物資采購價格每高于合理利潤價格1%，扣1分，每高于合理利潤價格2%，扣2分，依次類推；同一供應商供應幾種物料，按平均計算。

（三）交貨期：交貨期限及交貨數(shù)量是考核評價供應商的重要指標，每類物資逾期一天，扣1分，逾期停工待料，扣10分，給公司安全生產造成重大影響的，本項不得分。

（四）售后服務：售后服務主要考核供應商產品售出后，供應商所做的售后工作。供應商應主動提供售后報務，主要對產品的性能、使用知識的講解及不合格產品的退換，對售出產品的使用跟蹤、使用效果的回訪，或通過問卷調查等方式，更好的為公司服務。評價得分：按期服務：10分；偶爾拖延：7分；經常拖延：2分；置之不理：0分。

第十四條供應商等級劃分

（一）a級供應商（優(yōu)秀供應商，考核評定≥90分）

（二）b級供應商（良好供應商，考核評定≥80分）

（三）c級供應商（合格供應商，考核評定≥70分）

（四）d級供應商（不合格供應商，考核評定＜70分）第十五條供應商考核處理

（一）a級供應商：各企業(yè)物資管理部在付款方式、物資采購數(shù)量上給予優(yōu)先安排，該類物資采購總額≥50%

（二）b級供應商：由物資部提請供應商改進不足，并限期整改，整改不力的降級處理，該類物資采購總額≥30%。

（三）c級供應商：由采購部、技術部、質監(jiān)部等部門予-5-

企業(yè)檔案管理制度細則 企業(yè)檔案管理制度及職責篇三

iso9000質量管理體系

程序文件

供應商評價和采購管理程序

編制：

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號： 審核： 編制日期：

批準： 生效日期：

[鍵入文字] [鍵入文字] 目的

對采購過程及供方進行評價和控制，確保所采購的產品符合規(guī)定要求。范圍

（1）標準品。（2）加工品 3 權責

3.1 銷售部：負責下達客戶訂購的貨品 3.2 采購部：負責物資的采購實施 3.3品質部：負責對物資采購的驗收標準的制定及采購回物資的驗證和標識

3.4物流部：負責對采購物的收發(fā)和管理 3.5倉 庫：負責對在庫品的管理 4 工作程序： 5.1供應商的調查

5.1.1采購部門根據(jù)公司銷售部的需求向有意向的供應商發(fā)出《供應商評鑒表》。

5.1.2收集各相關供應商的“調查表”后進行分析篩選，與本公司需要的供應商洽談。

5.1.3必要時企業(yè)由供應、質檢、技術等部門組織相關人員去供應商處進行實地考核調查。

5.1.4根據(jù)供應商的資料或實地考查情況進行綜合分析并作好記錄。5.2供應商的評價

5.2.1依據(jù)供應商提供的資料、考查情況或“樣品”檢測或試驗記錄進行全面分析。

5.2.2質量體系的要求

從供應商的生產設施、技術力量、質量管理體系、檢測裝置、質量控制及產品的實際情況、生產、交貨能力、服務態(tài)度進行綜合評價。

5.2.3根據(jù)初選的供應商的數(shù)次送貨、質量、價格、交付、售后服務等情況來確定合格的供應商 5.3供應商的選擇

5.3.1質管部對供應商的來料每次均要進行檢驗或試驗，并填寫《材料檢驗記錄》。

5.3.2依據(jù)供應商的產品驗證記錄及交期和售后服務情況，從中確定選擇合格的供應商。

[鍵入文字] [鍵入文字]

5.3.3經過調查分析、評價后，由供銷部建立起《合格供應商名冊》做為長期穩(wěn)定的供應商。

5.3.4企業(yè)對各主要的合格供應商同時應保持兩家或兩家以上，以利于公司生產和發(fā)展。5.4供應商的輔導

5.4.1為了實現(xiàn)組織質量方針和質量目標，滿足產品或顧客要求，本著互利互惠的原則，對那些提供主要產品或特殊產品的重點供應商的產品質量應進行監(jiān)視和控制。

5.4.2根據(jù)有關記錄，如某種原材料的供應商的產品連續(xù)三次都不合格時，應通知供應商限期改進，否則，從《合格供應商名冊》刪除。

5.4.3本著對供應商互利互惠的原則，品質部、采購部應對供應商進行分析，必要時組織有關人員去供方進行實地輔導和協(xié)助其改進。

5.4.4如因各種原因，供應商物資超過三次（一季度）不合格且又無改進效果時，應把該供方從《合格供應商名冊》中刪除，并通知其相關部門。5.5采購資料

嚴格按照我司產品目錄的技術參數(shù)進行采購。5.6采購計劃

5.6.1采購計劃是根據(jù)銷售成交訂單進行嚴格采購的

5.6.2采購計劃應清楚地說明采購物資的要求，包括：名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、計量單位、等級、質量要求或技術說明、時限等。5.7采購合同

5.7.1對所采購的重要物資，企業(yè)應與合格供方簽定采購合同，并雙方單位加蓋公章后生效 5.8采購產品的驗證

5.8.1對所采購的物資及材料，企業(yè)應進行驗證，并由品質部進行驗證工作。

5.8.2如驗證合格后進行標識、入庫。如不合格時，由品質部與供應商聯(lián)系調換、返工等方法處理，如仍然達不到公司質量要求，由采購部負責退貨。

5.9采購管理

5.9.1交貨期管理：采購人員依照需求單位指定的交貨日期與供方接洽交貨日期。

5.9.2催貨管理：采購人員與供方協(xié)商定案后的交貨日期為基準，依照需求單位之狀況進行跟催，掌握交貨情形，若無法交貨則重新與供方協(xié)調交貨日，再進行催貨。

[鍵入文字] [鍵入文字]

5.9.3交貨期變動：采購訂單或采購合同確認后，供方遭遇不可抗拒之天災或其它因素無法如期交貨時，采購與銷售部門及供方重新協(xié)調交貨期，并于采購訂單或采購合同上做注明。

5.9.4價格管理：采購人員依照材料、規(guī)格、交貨期、數(shù)量及過去采購記錄經詢價、比價、議價后，在可接受的合理范圍內，經主管領導核準后，即可向供方進行采購。5.10采購作業(yè)程序

5.10.1采購文件的接收：采購人員接獲客戶成交訂貨單。

5.10.2 詢價作業(yè)：采購人員接受成交訂單后，向供應咨詢價格及貨期。5.10.3比價作業(yè)：詢價作業(yè)后，如可能的話需二家以上的供方提供報價，以利比價作業(yè)進行，并選擇品質、成本、交貨期、售后服務等符合公司要求之供方。

5.10.4議價作業(yè)：數(shù)量貨金額交大的產品需與供應商進行議價。5.10.5訂購作業(yè)：詢價、比價結束后向供應商正式下達采購訂單。

5.10.6訂單變更：已發(fā)出的采購單有取消或內容更改情形發(fā)生時，應由銷售部人員在原銷售訂單上寫明變更內容、日期并由總經理或部門主管簽字交由采購部進行變更。

6． 相關文件 合格供應商名冊（fr-08-03）供應商評鑒表（fr-08-05）采購訂單

[鍵入文字]

企業(yè)檔案管理制度細則 企業(yè)檔案管理制度及職責篇四

供應商檔案建立及管理操作程序

一目的可以更加有效的對供應商實行管理，提高工作效率。

二內容

1檔案基礎知識

檔案：機關、組織和個人在社會中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式載體的文件。

2供應商檔案建立的必要性

其必要性主要體現(xiàn)在對質量保證方面，能夠更好、更全面、更快捷地認識供應商概況，縱向追蹤供應商質量變化，易于橫向對比同類供應商的優(yōu)劣。3供應商檔案的建立

3.1 采購部負責確定供應商檔案的內容：營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、衛(wèi)生許可證、印刷許可證和稅務登記證等。

3.2 對供應商進行分類與編號，分類的方法一般可按商品來劃分，常用的編碼一

般為四位數(shù)，前一位為商品類別碼，后三位為廠商類別碼。

3.3 建立分門別類的供應商基本資料檔案。

3.4 檔案建立的具體要求：

（1）供應商基本情況：供應商代碼、供應商名稱、供應商地址、開戶銀行、開戶

賬號、稅號、組織機構代碼證、聯(lián)系人、電話、傳真和手機等。

（2）資料類：營業(yè)執(zhí)照/執(zhí)照到期日期、生產許可證/許可證到期日期、質量體系

證書/證書到期日期、qs認證/qs認證到期日期/、產品標識/行業(yè)檢測報告及有效期、企業(yè)簡介、配套主機情況、供應商基本情況調查表等。

（3）合同類：供應商質量保證承諾書、合同及合同編號等。

（4）產品類：物料編碼/產品名稱/含量規(guī)格/價格/企業(yè)行業(yè)標準/產品執(zhí)行標準

等。

（5）流程類：樣品小批鑒定表/供應商評價記錄。

（6）一般文件：往來傳真等。

4建立檔案的注意事項：

4.1 具有詳細的聯(lián)系地址，email，網址。

4.2 合理的供應商名稱，要求是供應商注冊或是登記所使用的名稱，不能簡單稱

呼。

4.3 供應商名稱必須是全稱，如公司名稱，不能只叫“ 農科”，正確合法的叫法

應該是“晉中市 農業(yè)科技開有限公司”。

4.4 詳細的聯(lián)系人資料，聯(lián)系人須用全名，不能只寫某某兄等日常生活性稱呼。

4.5 供應商的電話除包含其公司的前臺電話外，還須有其業(yè)務聯(lián)系人的常用電話

和商用傳真等。

4.6 聯(lián)系電話應盡可能收錄該供應商業(yè)務主管級以上的聯(lián)系資料，以便處理重大

問題時聯(lián)系用。

4.7 檔案應含有供應商的經營范圍，應該具體詳細供應商的產品類型，檔次，銷

售渠道等。

4.8 檔案應盡可能備注供應商相關的歷史資料，含稅狀況等。

5供應商檔案管理要求

5.1 對有經常業(yè)務往來或偶發(fā)次數(shù)較多的供應商，應及時將資料記錄到相關的軟

件或資料中，記錄的要求按供應商詳細資料表，為方便采購業(yè)務的操作，供應商的簡稱要求是供應商全稱的簡單稱呼。

5.2 供應商合作各項要求都符合公司發(fā)展要求的，且通過審核的供應商，應備注

“資料已審核”字樣。

5.3 對于已開發(fā)過的供應商和可潛在開發(fā)的供應商分別以文檔的形式保存于電

腦，方便需要時用或進行開發(fā)以備用。

5.4 若供應商的聯(lián)系方式，地址發(fā)生變更，采購員應該及時將相關資料更新保存。

5.5 對符合公司發(fā)要求的已審核供應商，應該及時錄入合格供應商資料表。

5.6 對于終止合作的供應商資料根據(jù)實際情況判定是否可再次起用，并做相關的備注說明。

5.7 檔案的機密性

（1）供應商檔案資料嚴禁非采購部門人員未經采購部經理許可的情況下翻閱。

（2）存于電腦上的供應商資料文檔應當設置相應安全碼。

（3）采購人員應該做好相關資料的機密性，不能將供應商相關信息隨意透露給其

他部門，更不可將相關信息透露給供應他供應商或是公司客戶。

5.8 檔案定存放及整理頻率

（1）紙質類檔案應按照規(guī)定的位置存放，電子類檔案應當標題明確（如標明供應

商名稱或供應原材料名稱），以確保可快速檢索到。

（2）至少1個月1次對其進行整理。過期資料的打包一年進行一次。