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公司內(nèi)部文件管理規(guī)定最新篇一
為了更好的規(guī)范公司各類文件的發(fā)放與存檔管理，樹立公司正規(guī)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧己眯蜗蟆?/p>
2.適用范圍
公司及公司各部門、各門店對(duì)內(nèi)發(fā)文。
3.標(biāo)準(zhǔn)
結(jié)合公司實(shí)際要求，在遵循文件格式及標(biāo)準(zhǔn)的前提下，對(duì)其格式及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了靈活運(yùn)用。
4.內(nèi)容
4.1公司常用文件
4.2規(guī)格：統(tǒng)一使用a4紙張，上下邊距2.54㎝，左右邊距3.17㎝。
4.3公司各部門代碼：
總經(jīng)辦：zjb;
人事行政部：rz;
運(yùn)營(yíng)部:yy;
商品部：sp;
市場(chǎng)部：sc;
財(cái)務(wù)部：cw;
4.4保密等級(jí)：公司文件管理分a、b、c、d、e五個(gè)保密等級(jí)
a級(jí)：機(jī)密文件，限總經(jīng)理、董事會(huì)等以上成員知悉;
b級(jí)：高級(jí)文件，限部門經(jīng)理以上管理成員知悉;
c級(jí)：中級(jí)文件，限相關(guān)部門內(nèi)部成員及經(jīng)理以上管理成員知悉; d級(jí)：普通文件，限公司內(nèi)部所有成員知悉;
e級(jí)：一般文件，限公司內(nèi)部及門店所有成員知悉。
5.文件的擬稿、審批、發(fā)放與簽收
5.1擬稿
5.1.1各部門文件的草擬由各部門負(fù)責(zé)起草，起草應(yīng)做到符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)管理制度，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)文件審核。
5.1.2正文要情況清楚、觀點(diǎn)明確、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、直述不曲，字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確、篇幅力求簡(jiǎn)短。
5.2審批
5.2.1公司級(jí)所有發(fā)文、制度由公司總經(jīng)理審批后，方可用印并流轉(zhuǎn);
5.2.2如未經(jīng)審批進(jìn)行發(fā)文或發(fā)文中存在明顯錯(cuò)誤，造成不良后果的將追究相關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任。
5.2.3考慮到公司實(shí)際情況，公司對(duì)內(nèi)緊急公文先以總經(jīng)理確認(rèn)后的電子版上傳到共享并以電話通知方式先行操作，后補(bǔ)發(fā)紙質(zhì)版并簽收。
5.2.4公司職能部門對(duì)部門的通知等不需上升至公司級(jí)文件的無(wú)需以此文件要求執(zhí)行。
5.3發(fā)放與簽收
5.3.1公司文件發(fā)放/流轉(zhuǎn)/存檔均由人事部負(fù)責(zé)
5.3.2公司的文件均由各部門負(fù)責(zé)人在原稿上簽收，同時(shí)部門負(fù)責(zé)人好做部門內(nèi)其他員工的文件流轉(zhuǎn)工作。
6.生效日期
6.1本管理制度自20xx年4月8日起實(shí)施。
6.2本制度最終解釋權(quán)歸人事部負(fù)責(zé)
公司內(nèi)部文件管理規(guī)定最新篇二
第1章 總則
第1條 目的。
通過(guò)對(duì)公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門及人員及時(shí)、正確地使用有效文件，提高工作效率。
第2條 適用范圍。
本制度中的“文件”包括公司日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來(lái)公文以及公司對(duì)內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等。
根據(jù)公司各類文件的性質(zhì)進(jìn)行縱向?qū)蛹?jí)劃分，可分為下列五級(jí)文件。
第3條 管理職責(zé)劃分。
(1)各級(jí)主管副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理(或管理者代表)還承擔(dān)著對(duì)公司各類體系文件進(jìn)行定期評(píng)審的職責(zé)。
(2)總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)公司一級(jí)文件的組織編制、審核，以及二級(jí)文件的會(huì)審組織工作。
(3)人事行政部負(fù)責(zé)本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員負(fù)責(zé)公司營(yíng)運(yùn)、資質(zhì)類文件資料的保管;其中，人事行政部下轄體系文件管理室，并由其文控員專職負(fù)責(zé)公司各類體系文件的統(tǒng)一編號(hào)、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。
(4)各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。
第2章 公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則
第4條 公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個(gè)部分組成。
(1)第一部分：公司代號(hào)，代碼為×××。
(2)第二部分：層級(jí)分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。
(3)第三部分：大類代碼，代碼分別為綜(綜合管理類)、制(生產(chǎn)制造類)、市(市場(chǎng)營(yíng)銷類)、研(研發(fā)類)、其(其它類)等。
(4)第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(biāo)(目標(biāo)計(jì)劃類)、人力(人力資源類)、辦公(辦公類)、總務(wù)(總務(wù)后勤類)、保衛(wèi)(保衛(wèi)類)、生產(chǎn)(生產(chǎn)類)、質(zhì)管(質(zhì)管類)、項(xiàng)管(項(xiàng)目管理類)、產(chǎn)研(產(chǎn)品研發(fā)類)、其(其它類)等。
(5)第五部分：文件流水號(hào)，代碼為001～999。
第5條 公司內(nèi)部各級(jí)文件編碼示例如下(以人事行政部文件為例)。
(1)一級(jí)文件：×××1—001。
(2)二級(jí)文件：×××2—綜—001。
(3)三級(jí)文件：×××3—綜—行政—001。
(4)四級(jí)文件：×××4—綜—行政—001。
(5)五級(jí)文件：×××5—綜—行政—001—001。
第3章 公司各級(jí)文件編制、審核、審批規(guī)定
第6條 公司一級(jí)文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行編制。一級(jí)文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后，交由公司總經(jīng)理審批。
第7條 公司二級(jí)文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門共同編寫。二級(jí)文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行會(huì)審。經(jīng)會(huì)審后，二級(jí)文件需交總經(jīng)理審批。
第8條 公司三級(jí)文件，若其覆蓋范圍超過(guò)2個(gè)(含2個(gè))職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如下。
(1)目標(biāo)類、計(jì)劃類三級(jí)文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編制，交分管運(yùn)營(yíng)副總審核。
(2)人事、行政、總務(wù)類三級(jí)文件由人事行政部負(fù)責(zé)組織編制，交分管行政副總審核。
(3)財(cái)務(wù)類三級(jí)文件由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織編制，交分管的財(cái)務(wù)副總審核。
(4)生產(chǎn)制造類三級(jí)文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總(或廠長(zhǎng))審核。
(5)市場(chǎng)營(yíng)銷類三級(jí)文件由營(yíng)銷部及相關(guān)部門組織編制，交分管的營(yíng)銷副總審核。
(6)供應(yīng)類三級(jí)文件由采購(gòu)部及相關(guān)部門組織編制，交分管的運(yùn)營(yíng)副總審核。
第9條 公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。
公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定表
第10條 除部門、車間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交人事行政部或體系文件管理室進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格后，各文件編制部門方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。
第4章 文件發(fā)放管理規(guī)定
第11條 所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由人事行政部制定分發(fā)號(hào)，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號(hào)，以便追溯。
第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負(fù)責(zé)發(fā)放管理工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由人事行政部行政專員負(fù)責(zé)實(shí)施。
第13條 根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。
(1)大批發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》，并報(bào)各文件歸口職能部門的分管副總審批。
(2)零星發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》。
第14條 文件領(lǐng)用人應(yīng)在《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》或《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)和“受控”狀態(tài)標(biāo)識(shí)的文件。
第15條 領(lǐng)用部門領(lǐng)到文件后，應(yīng)及時(shí)建立《收文登記表》。
第16條 文件發(fā)放完畢后，人事行政部行政專員或體系文件管理室文控員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類、歸檔保存，并更新《公司內(nèi)部文件清單》。
第5章 公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定
第17條 文件使用部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員進(jìn)行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢?場(chǎng)所)，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)、正確地使用文件。
第18條 當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，使用部門可填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)更換或增發(fā)。
(1)文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)。
(2)根據(jù)使用需要須新增、改版時(shí)。
(3)文件丟失需重新領(lǐng)用時(shí)。
第19條 《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)人事行政部審批后方可實(shí)施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時(shí)，使用原文件分發(fā)號(hào);增發(fā)時(shí)，應(yīng)按原分發(fā)號(hào)順序新增一個(gè)分發(fā)號(hào)。
第20條 公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。
(1)當(dāng)其他公司或個(gè)人需借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人事行政部或體系文件管理室批準(zhǔn)后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)催討。
(2)借閱時(shí)最長(zhǎng)時(shí)間不得超過(guò)半個(gè)月。
(3)公司內(nèi)部各部門、各車間需借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)人事行政部或體系文件管理室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)，行政專員或文控員要負(fù)責(zé)明確借閱期限與催討工作。
第6章 公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評(píng)審規(guī)定
第21條 公司內(nèi)部文件在使用時(shí)若遇到下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修改。
(1)公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時(shí)。
(2)文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時(shí)。
(3)文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時(shí)。
(4)有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理手段時(shí)。
第22條 文件修改程序規(guī)定如下。
(1)公司一級(jí)文件修改或其它各級(jí)文件大批修改時(shí)，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進(jìn)行運(yùn)作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。
(2)文件需要更改時(shí)，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。
(3)文件更改由人事行政部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負(fù)責(zé)組織實(shí)施。更改可采取劃(改)或換頁(yè)等方式，同時(shí)要做好修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場(chǎng)所。如采取換頁(yè)的形式，應(yīng)將原未更改的頁(yè)面回收。
第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。
(1)當(dāng)文件改版或修改時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識(shí)區(qū)分工作。
(2)作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。行政專員或文控員應(yīng)填寫《作廢文件審批表》交部門主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識(shí)，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷毀。
第24條 文件評(píng)審規(guī)定如下。
(1)人事行政部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評(píng)審工作。
(2)文件評(píng)審的時(shí)間可與體系文件的管理評(píng)審相結(jié)合，評(píng)審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。
第7章 附則
第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權(quán)歸人事行政部所有。
第26條 本制度經(jīng)行政副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。
公司內(nèi)部文件管理規(guī)定最新篇三
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強(qiáng)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。
2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊(cè)、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。
4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊(cè)、產(chǎn)品使用手冊(cè)。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對(duì)于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度;明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來(lái)存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號(hào)、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí)，須填寫<設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單>，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法保持不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫<借閱登記表>，然后方可通過(guò)獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。
3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整<借閱文件記錄表>。
六、責(zé)任追究
各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過(guò)處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。
公司內(nèi)部文件管理規(guī)定最新篇四
第1章 總則
第1條 目的。
通過(guò)對(duì)公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門及人員及時(shí)、正確地使用有效文件，提高工作效率。
第2條 適用范圍。
本制度中的“文件”包括公司日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來(lái)公文以及公司對(duì)內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等。
根據(jù)公司各類文件的性質(zhì)進(jìn)行縱向?qū)蛹?jí)劃分，可分為下列五級(jí)文件。
第3條 管理職責(zé)劃分。
(1)各級(jí)主管副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理(或管理者代表)還承擔(dān)著對(duì)公司各類體系文件進(jìn)行定期評(píng)審的職責(zé)。
(2)總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)公司一級(jí)文件的組織編制、審核，以及二級(jí)文件的會(huì)審組織工作。
(3)人事行政部負(fù)責(zé)本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員負(fù)責(zé)公司營(yíng)運(yùn)、資質(zhì)類文件資料的保管;其中，人事行政部下轄體系文件管理室，并由其文控員專職負(fù)責(zé)公司各類體系文件的統(tǒng)一編號(hào)、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。
(4)各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。
第2章 公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則
第4條 公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個(gè)部分組成。
(1)第一部分：公司代號(hào)，代碼為×××。
(2)第二部分：層級(jí)分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。
(3)第三部分：大類代碼，代碼分別為綜(綜合管理類)、制(生產(chǎn)制造類)、市(市場(chǎng)營(yíng)銷類)、研(研發(fā)類)、其(其它類)等。
(4)第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(biāo)(目標(biāo)計(jì)劃類)、人力(人力資源類)、辦公(辦公類)、總務(wù)(總務(wù)后勤類)、保衛(wèi)(保衛(wèi)類)、生產(chǎn)(生產(chǎn)類)、質(zhì)管(質(zhì)管類)、項(xiàng)管(項(xiàng)目管理類)、產(chǎn)研(產(chǎn)品研發(fā)類)、其(其它類)等。
(5)第五部分：文件流水號(hào)，代碼為001～999。
第5條 公司內(nèi)部各級(jí)文件編碼示例如下(以人事行政部文件為例)。
(1)一級(jí)文件：×××1—001。
(2)二級(jí)文件：×××2—綜—001。
(3)三級(jí)文件：×××3—綜—行政—001。
(4)四級(jí)文件：×××4—綜—行政—001。
(5)五級(jí)文件：×××5—綜—行政—001—001。
第3章 公司各級(jí)文件編制、審核、審批規(guī)定
第6條 公司一級(jí)文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行編制。一級(jí)文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后，交由公司總經(jīng)理審批。
第7條 公司二級(jí)文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門共同編寫。二級(jí)文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行會(huì)審。經(jīng)會(huì)審后，二級(jí)文件需交總經(jīng)理審批。
第8條 公司三級(jí)文件，若其覆蓋范圍超過(guò)2個(gè)(含2個(gè))職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如下。
(1)目標(biāo)類、計(jì)劃類三級(jí)文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編制，交分管運(yùn)營(yíng)副總審核。
(2)人事、行政、總務(wù)類三級(jí)文件由人事行政部負(fù)責(zé)組織編制，交分管行政副總審核。
(3)財(cái)務(wù)類三級(jí)文件由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織編制，交分管的財(cái)務(wù)副總審核。
(4)生產(chǎn)制造類三級(jí)文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總(或廠長(zhǎng))審核。
(5)市場(chǎng)營(yíng)銷類三級(jí)文件由營(yíng)銷部及相關(guān)部門組織編制，交分管的營(yíng)銷副總審核。
(6)供應(yīng)類三級(jí)文件由采購(gòu)部及相關(guān)部門組織編制，交分管的運(yùn)營(yíng)副總審核。
第9條 公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。
公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定表
第10條 除部門、車間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交人事行政部或體系文件管理室進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格后，各文件編制部門方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。
第4章 文件發(fā)放管理規(guī)定
第11條 所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由人事行政部制定分發(fā)號(hào)，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號(hào)，以便追溯。
第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負(fù)責(zé)發(fā)放管理工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由人事行政部行政專員負(fù)責(zé)實(shí)施。
第13條 根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。
(1)大批發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》，并報(bào)各文件歸口職能部門的分管副總審批。
(2)零星發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》。
第14條 文件領(lǐng)用人應(yīng)在《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》或《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)和“受控”狀態(tài)標(biāo)識(shí)的文件。
第15條 領(lǐng)用部門領(lǐng)到文件后，應(yīng)及時(shí)建立《收文登記表》。
第16條 文件發(fā)放完畢后，人事行政部行政專員或體系文件管理室文控員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類、歸檔保存，并更新《公司內(nèi)部文件清單》。
第5章 公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定
第17條 文件使用部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員進(jìn)行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢?場(chǎng)所)，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)、正確地使用文件。
第18條 當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，使用部門可填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)更換或增發(fā)。
(1)文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)。
(2)根據(jù)使用需要須新增、改版時(shí)。
(3)文件丟失需重新領(lǐng)用時(shí)。
第19條 《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)人事行政部審批后方可實(shí)施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時(shí)，使用原文件分發(fā)號(hào);增發(fā)時(shí)，應(yīng)按原分發(fā)號(hào)順序新增一個(gè)分發(fā)號(hào)。
第20條 公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。
(1)當(dāng)其他公司或個(gè)人需借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人事行政部或體系文件管理室批準(zhǔn)后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)催討。
(2)借閱時(shí)最長(zhǎng)時(shí)間不得超過(guò)半個(gè)月。
(3)公司內(nèi)部各部門、各車間需借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)人事行政部或體系文件管理室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)，行政專員或文控員要負(fù)責(zé)明確借閱期限與催討工作。
第6章 公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評(píng)審規(guī)定
第21條 公司內(nèi)部文件在使用時(shí)若遇到下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修改。
(1)公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時(shí)。
(2)文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時(shí)。
(3)文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時(shí)。
(4)有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理手段時(shí)。
第22條 文件修改程序規(guī)定如下。
(1)公司一級(jí)文件修改或其它各級(jí)文件大批修改時(shí)，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進(jìn)行運(yùn)作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。
(2)文件需要更改時(shí)，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。
(3)文件更改由人事行政部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負(fù)責(zé)組織實(shí)施。更改可采取劃(改)或換頁(yè)等方式，同時(shí)要做好修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場(chǎng)所。如采取換頁(yè)的形式，應(yīng)將原未更改的頁(yè)面回收。
第23條 文件回收與作廢規(guī)定如下。
(1)當(dāng)文件改版或修改時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識(shí)區(qū)分工作。
(2)作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。行政專員或文控員應(yīng)填寫《作廢文件審批表》交部門主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識(shí)，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷毀。
第24條 文件評(píng)審規(guī)定如下。
(1)人事行政部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評(píng)審工作。
(2)文件評(píng)審的時(shí)間可與體系文件的管理評(píng)審相結(jié)合，評(píng)審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。
第7章 附則
第25條 本制度由人事行政部編制，解釋權(quán)歸人事行政部所有。
第26條 本制度經(jīng)行政副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。
